FUNGSI UTAMA PENGURUS DALAM PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian merupakan penentuan corak penstrukturan organisasi dan penentuan tugas setiap individu dalam usaha untuk mencapai matlamat organisasi yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, pengurus perlu menentukan siapa, bila, bagaimana sesuatu tugas dilakukan dan kepada siapa subordinat perlu laporkan. 

Maka, pengurus dikehendaki merangka struktur organisasi kerja yang dapat menggalakkan kerjasama pasukan kerja berteraskan pencapaian matlamat dan objektif organisasi. Matlamat dan objektif organisasi yang berbeza memerlukan struktur yang berlainan. Sebagai contoh organisasi yang mempunyai matlamat menjadi pembekal peralatan kereta mempunyai struktur yang berbeza dengan organisasi yang mengeluarkan makanan. 

Dengan itu, pengorganisasian kerja penting bagi menggalakkan sesuatu organisasi itu bekerja secara pasukan mengikut jenis tugas yang dijalankan bagi mengelakkan berlakunya politik organisasi yang sememangnya dianggap barah dalam sesebuah organisasi.

4 AKTIVITI UTAMA PENGURUS

Di dalam sesebuah organisasi ramai yang mengimpikan untuk menjadi seorang pengurus yang berkesan. Secara umumnya, sebagai seorang pengurus yang berkesan terdapat empat aktiviti utama pengurus yang perlu dilakukan iaitu:

1.     Aktiviti Rutin

Kebiasaannya. pengurus melakukan kerja-kerja rutin seperti membuat keputusan, mengawasi operasi harian organisasi dan subordinat dalam memastikan aktiviti organisasi berjalan dengan lancar. Kebiasaannya aktiviti-aktiviti rutin adalah lebih ringan dan mudah kerana ia telah sedia terprogram yang lazimnya dibuat menurut tatacara, peraturan dan tabiat.

2.      Penghebah Maklumat

Pengurus mendapat dan mengkomunikasikan maklumat secara rutin dengan menyediakan pekeliling, menghebahkan polisi, prosedur dan peraturan dari semasa ke semasa kepada seluruh ahli organisasi.

3.      Mengurus Sumber Manusia

Pengurus berperanan untuk merekrut, melatih, membangunkan kerjaya, memotivasi, membimbing dan mendisiplinkan para subordinat. Pada masa yang sama, mereka perlu memastikan persekitaran kerja yang ceria dengan menguruskan konflik, ketegangan dan bertindak sebagai perunding dalam menyelesaikan masalah subordinat.

4.      Pembangunan Jaringan

Pengurus berperanan untuk mendalam dan melebarkan jaringan di antara subordinat dengan pemegang berkepentingan (stakeholders) yang lain seperti para pelanggan, pengedar, pembekal yang berada di luar organisasi. Pengurus perlu bersosial dengan subordinat supaya wujud interaksi dan faham memahami di antara satu sama lain. Pengurus juga perlu menangani masalah yang timbul akibat daripada politik organisasi yang boleh meretakkan perhubungan dalam organisasi.

PERANAN PENGURUS UNTUK MENINGKATKAN KECEKAPAN ORGANISASI

Kecekapan boleh didefinisikan sebagai melakukan kerja-kerja dengan betul. Justeru, pengurus yang cekap membolehkan organisasi untuk memaksimumkan produktiviti berasaskan sumber per unit yang dilaburkan sama ada tenaga buruh, bahan mentah atau modal seterusnya menjimatkan kos, mengurangkan hasil buangan serta meminimumkan kos per unit pengeluaran. 

Di samping itu, kecekapan juga mempengaruhi kualiti barangan atau perkhidmatan yang dikeluarkan. Kualiti produk atau perkhidmatan merangkumi aspek daya tarikan produk. pembungkusan, kesenian dan kehalusan kerja, layanan, hubungan antara perorangan dan komunikasi, perkhidmatan sokongan dan perkhidmatan selepas jualan.

Melalui kecekapan, ia membolehkan pengurus bertindak dengan tepat dalam mengurus 5 perkara-perkara utama yang berikut:

1. Merancang dan membuat keputusan tentang keperluan sumber dengan tepat
2. Mendapat dan memilih sumber yang paling sesuai
3. Mengorientasi, melatih dan membangunkan sumber tenaga kerja
4. Mengenal pasti sumber-sumber alternatif
5. Menyeimbangkan antara penggunaan sumber fizikal dan sumber tenaga dengan teknologi